Microsoft 365 E-Mailpostfächer

Backup-Architektur

• Die Microsoft 365 E-Mails werden über das NAS „synology01“ laufend gesichert.
• Backups können bis zu 180 Tage rückwirkend abgerufen werden.
• Das Microsoft 365 Backup auf dem NAS wird einmal täglich auf eine Hetzner Storage Box repliziert.

Diese zweistufige Struktur gewährleistet eine kontinuierliche Datensicherung und hohe Ausfallsicherheit.

Benötigte Ressourcen

Für die Durchführung einer Wiederherstellung werden folgende Ressourcen benötigt:

• Netzwerkzugriff auf NAS (synology01)
  → Nutzer muss im internen farbcode WLAN eingeloggt sein
• Zugangsdaten für NAS
  → hinterlegt in der KeePass-Datenbank: farbcode-itsecurity.kdbx
• Zugriff auf die KeePass-Datenbank haben:
  • Martin Weinschenk – 📞 +49 177 45 77 248
  • Doreen Beisbarth

Standard-Vorgehen (Wiederherstellung über NAS)

1. Anmeldung am NAS:
   https://synology01.local:5001/

2. App „Active Backup for Microsoft 365 Portal“ öffnen

3. Oben rechts den gewünschten Bereich wählen (z. B. Mail)

4. Im Feld „View Role“ die betreffende Person auswählen

5. Im unteren Seitenbereich den gewünschten Backup-Zeitpunkt wählen

6. E-Mails, Ordner oder Dateien auswählen

7. Eine der folgenden Aktionen durchführen:

   • Restore:
     → stellt die E-Mails am ursprünglichen Speicherort wieder her
   • Export:
     → lädt die ausgewählten Dateien lokal herunter

Vorgehen, falls gewünschte Backup-Version nicht verfügbar

Wenn das primäre Backup nicht verfügbar ist, kann das sekundäre Backup der Hetzner Storage Box genutzt werden.

1. Anmeldung am NAS:
   https://synology01.local:5001/
2. App „Hyper Backup“ öffnen
3. Backup „Hetzner SB – Microsoft365“ auswählen
4. Button „Backup Explorer“ klicken
5. Encryption Key eingeben
   → zu finden in der KeePass-Datenbank farbcode-itsecurity.kdbx im Ordner „Backup Keys“
6. Backup-Zeitpunkt auswählen und „Restore“ klicken
7. Das Backup ist danach wieder verfügbar und kann gemäß dem Abschnitt
   „Standard-Vorgehen“ regulär eingespielt werden

Hinweis:
Alle Wiederherstellungsmaßnahmen müssen dokumentiert und in projectVue unter
IT-Sicherheit → 10 Datensicherung → Wiederanlaufpläne → Microsoft 365 abgelegt werden.